Noutăți eFactura - Ghid Detaliat

Link ANAF mfinante.gov.ro/static/10/Mfp/ghidE-FACTURA.pdf

Având în vedere seriozitatea implicațiilor generate de noul sistem obligatoriu de facturare din România și multiplele întrebări primite de la clienții noștri, am decis să detaliem aspectele care vă afectează și ce trebuie să faceți pentru a trece cu succes peste acest nou pas birocratic stabilit de autorități.

Sistemul e-factura face parte integrantă din proiectul strategic de digitalizare a României și va schimba drastic modul în care se desfășoară tranzacțiile între antreprenori, liberii întreprinzători, indiferent de forma lor de organizare, și între aceștia și instituțiile statului. Sistemul nu este complet nou, fiind implementat încă din anul 2020 pentru tranzacțiile dintre diversele tipuri de afaceri și guverne, devenind generalizat începând cu 01.01.2024.

Cine este obligat să emită facturile în sistemul RO e-Factura?

Pe scurt, toată lumea care emitea facturi până acum, dacă locul livrării bunurilor/prestării serviciilor este în România (companii, PFA-uri sau orice alte entități, indiferent dacă sunt sau nu plătitoare de TVA). Se emit e-facturi doar către persoane juridice (B2B) și instituții ale statului (B2G). Pentru facturile emise către persoane fizice, nu există obligația transmiterii de e-factură, excepție făcând serviciile turistice plătite cu vouchere de vacanță (pentru care trebuie transmisă e-factura).

Conform legislației, am identificat 2 etape principale în care acest sistem va funcționa în cursul anului 2024.

Etapa I: 01.01.2024 – 30.06.2024

Toate facturile se emit în continuare ca și până acum, cu obligația de a raporta în 5 zile lucrătoare în sistemul RO e-factura toate facturile emise.
Se importă și se verifică facturile partenerilor din spațiul privat virtual ANAF (SPV).
Aceasta este o perioadă de test în care funcționează în paralel facturile emise fizic și cele emise prin e-factura (ambele sunt obligatorii).

Etapa II: După 01.07.2024

Sistemul de raportare devine un sistem de emitere și primire de facturi.
Toate documentele emise trebuie transmise în maxim 5 zile lucrătoare în sistemul RO e-factura.
Trebuie să îți descarci facturile de la furnizori din acest sistem.
Dacă furnizorul tău nu a transmis factura prin SPV, nu îți poți deduce TVA-ul și cheltuiala (nu mai este considerat document justificativ).
Este crucială urmărirea semnăturilor electronice/dovezilor înregistrării în sistemul RO e-factura, care atestă încărcarea cu succes a facturilor pentru fiecare factură în parte (o eroare percepută în factură poate determina neînregistrarea în sistem).

Cine răspunde de emiterea facturilor?

ANTREPRENORUL – acestea trebuie transmise în maxim 5 zile. Pe scurt, ar trebui să fie aceeași persoană care până acum emitea în mod curent facturile, însă persoana care răspunde de acest lucru și suportă consecințele dacă nu se folosește corect sistemul RO e-factura, este antreprenorul.

Ce amenzi se aplică pentru neutilizarea sistemului RO E-factura?

Pentru cel care emite facturile (pentru fiecare factură în parte)

Contribuabilii mari: 5.000 lei – 10.000 lei
Contribuabilii mijlocii: 2.500 lei – 5.000 lei
Contribuabilii mici și persoane fizice: 1.000 lei – 2.500 lei

Pentru cel care primește facturile (după data de 01.07.2024)

Factura nu mai are caracter de document justificativ, ceea ce înseamnă că nu îți poți deduce TVA-ul, impozitul pe profit și impozitul pe dividende.
Dacă înregistrezi o factură în contabilitate care nu a fost transmisă prin sistemul e-factura, primești și amendă în valoarea TVA-ului.
În perioada 01.01.2024 – 31.03.2024 nu se dau amenzi pentru nerespectarea reglementărilor RO e-factura.

Ce ar trebui să facă efectiv antreprenorul?

Să își achiziționeze semnătura electronică.
Să se înregistreze cu semnătura electronică în SPV, la ANAF.
Atentie, dacă nu îți iei în maxim 60 de zile facturile din SPV, nu le mai găsești… motiv pentru care este foarte importantă arhivarea tuturor documentelor…
Să înceapă să transmită toate facturile în SPV și să urmărească facturile primite, dacă au fost încărcate de parteneri în SPV.
Este foarte important să fie corectate erorile, să se dea feedback furnizorilor legat de facturile lipsă și să se arhiveze corect, pe termen lung, toate e-facturile.
Să se revină în sistemul informatic ANAF, până obțin toate semnăturile. Încă nu știm cât de bine vor funcționa serverele ANAF, însă în prezent se blochează cel puțin o dată pe lună, în condițiile în care contabilii transmit doar câteva declarații pentru fiecare societate comercială.

CAZ PRACTIC: CE SE ÎNTÂMPLĂ DACA ÎNREGISTREZI O FACTURĂ DE 1.500 LEI + TVA, fără să ai E-factura?

Nu mai este document fiscal, ceea ce înseamnă că pierzi:
- 285 lei TVA
- 120 lei impozit pe dividende
- Și dacă plătești impozit pe profit, încă 240 lei
Pe lângă aceasta, mai plătești și o amendă de 285 lei, că ai înregistrat documentul fără să ai e-factura… în total, o factură de 1.500 lei, te costă 690 lei, dacă plătești impozit micro, sau 930 lei dacă plătești impozit pe profit.
Gândește-te că autoritățile fiscale pot veni în control peste 3 sau 4 ani și îți cer documentele din ultimii 5 ani… acesta este motivul pentru care nu îți permiți să te joci cu arhivarea corectă a tuturor e-facturilor pe termen lung.

Link ANAF mfinante.gov.ro/static/10/Mfp/ghidE-FACTURA.pdf